El reto
El flujo de afiliación de Coopecaja atravesaba tres sistemas legacy desconectados. El equipo de front-office digitaba la misma información tres veces, esperaba lotes nocturnos entre pasos y daba seguimiento manual a la verificación documental. Activar una afiliación tomaba en promedio 14 días hábiles, con más errores y una cola de reclamos en aumento.
El enfoque
Comenzamos con un sprint de ingeniería de procesos de dos semanas: acompañamos al equipo de front-office, analizamos los registros de eventos del core bancario y diseñamos en BPMN el proceso futuro, que eliminó cuatro pasos redundantes. Luego, una solución RPA en UiPath automatizó la carga de datos en los tres sistemas, puso en cola la verificación documental y mostró el estado en tiempo real al afiliado y al equipo.
La solución
Bots en UiPath Studio orquestados por UiPath Orchestrator, con una cola de excepciones atendida por un operador dedicado. La verificación documental se integró con el proveedor existente de la cooperativa. Una página liviana en Next.js permitió a afiliados y sucursales ver cada solicitud en tiempo real.
El resultado
La afiliación de extremo a extremo pasó de 14 días hábiles al mismo día en el 87% de los casos. La digitación manual entre los tres sistemas bajó de forma notable. El equipo de front-office pasó de capturar datos a asesorar afiliados, sin despidos. Un contrato de servicios gestionados de 12 meses mantiene la automatización en buen estado.
“SabanaTech no solo nos construyó un bot. Rediseñaron el proceso y se hicieron responsables del resultado.”
Aprendizajes
La parte más compleja no fue el bot, sino rediseñar el traspaso de la verificación con el proveedor externo.