El reto
Un equipo de CxP de 9 personas procesaba 30,000 facturas al mes de más de 40 proveedores con formatos inconsistentes. El OCR legado rendía bien con facturas estructuradas, pero fallaba con PDF de formato libre y obligaba a reprocesar manualmente el 40% del volumen. La dirección financiera necesitaba aumentar la capacidad de CxP sin ampliar el equipo a medida que crecía el negocio.
El enfoque
En vez de actualizar el OCR, diseñamos un agente de CxP con un LLM y acceso a SAP, el maestro de proveedores, el libro mayor y el sistema de órdenes de compra. Extrae las líneas, aplica las reglas de cruce de OC y cuenta contable, contabiliza la factura en SAP y escala a una persona solo cuando su confianza baja del umbral. UiPath cubre las partes de reglas fijas (contabilización en SAP, enrutamiento de PDF, bandeja del ERP) y una interfaz de revisión atiende las excepciones.
La solución
Claude Sonnet como motor de razonamiento, con llamadas a funciones hacia herramientas internas. Bots UiPath para la contabilización de reglas fijas en SAP y el manejo de PDF. Interfaz de revisión en Next.js para excepciones, diseñada para usarse con teclado. Flujo de evaluación con un conjunto de casos de referencia de 500 facturas. Observabilidad en Power BI.
Ejemplo ilustrativo. Una factura llega por correo, el agente lee el proveedor, el número de OC, el total y la cuenta contable, verifica la OC, el maestro de proveedores y la tolerancia, y la automatización la contabiliza en SAP sin intervención humana.
| Descripción | Cant. | P. unit. | Monto |
|---|---|---|---|
| Conexiones hidráulicas | 40 | 12.50 | 500.00 |
| Soportes de acero | 25 | 18.00 | 450.00 |
| Flete | 1 | 85.00 | 85.00 |
- 1
Recibida
La factura llega en PDF al buzón de CxP.
EX-2041.pdf
- 2
Leída por el agente
Claude lee el PDF de formato libre y extrae los campos.
- Proveedor
- Número de OC
- Total
- Cuenta contable
- 3
Verificada
El agente la contrasta con los sistemas de registro.
- Cruce con OC: OC EX-7731 abierta, líneas encontradas
- Maestro de proveedores: Proveedor activo, registro coincide
- Tolerancia: Cantidades y precios dentro del límite
- Cruce con OC: OC EX-7731 abierta, líneas encontradas
- Maestro de proveedores: Proveedor activo, registro coincide
- Tolerancia: Cantidad de la línea 1: 60 facturadas, 40 en la OC
- 4
Contabilizada en SAP
La automatización determinista (UiPath) crea el documento.
SAP 5100001234 (ejemplo)
Retenida. La automatización no la contabiliza.
- 5
Terminada: procesamiento directo
Sin intervención humana. Contabilizada, registrada y cerrada. En el caso publicado, el 8% de las facturas pasa a una persona.
Excepción: enviada a una persona
Enviada a la interfaz de revisión con el razonamiento del agente.
Razonamiento del agente, ejemplo
La línea 1 factura 60 unidades, pero la OC EX-7731 permite 40. Está fuera de la tolerancia, así que una persona debe decidir.
Registro de auditoría Entradas ilustrativas
Versiones de prompts y modelos fijadas cada trimestre
- 09:14:02SistemaFactura recibida (PDF por correo)
- 09:14:04Agente4 campos leídos por el agente
- 09:14:05AgenteOC encontrada y cruzada
- 09:14:05AgenteMaestro de proveedores: coincide
- 09:14:06AgenteDentro de la tolerancia
- 09:14:09AutomatizaciónContabilizada en SAP (automatización)
- 09:14:09SistemaCerrada, procesamiento directo
Recorrido ilustrativo; cifras del caso publicado
En producción: 92% de procesamiento directo al mes 2, 3× de capacidad con el mismo equipo, menos de $0.40 por factura.
El resultado
El procesamiento directo llegó al 92% en el mes 2 y se estabilizó en 95% en el mes 6. La capacidad de CxP se triplicó con el mismo equipo. El costo por factura quedó por debajo de $0.40. Las excepciones que sí llegan a personas se resuelven en menos de un minuto gracias a la interfaz de revisión.
“No solo es más rápido: también es más preciso que nosotros.”
Aprendizajes
La interfaz de revisión pesó más de lo que esperábamos: los equipos de CxP son rápidos cuando la herramienta también lo es. Además aprendimos a fijar cada trimestre las versiones de prompts y modelos, para que el sistema sea auditable.